ארכיון לשמירת מסמכים בכמויות גדולות

לכל אדם, יש את הארכיון שלו. בין אם המדובר הוא בתמונות, בסיפורים או בחפצים, ברור לנו שלא ניתן להתקדם מבלי לזכור את העבר. בעוד שיש אנשים שיכולים להסתפק במגירה, בארון או בקופסת קרטון על מנת לשכן את כל פריטי הארכיון, ברור שלא פעם נדרש אחסון בכמויות גבוהות במיוחד – ובעיקר כשזה נוגע לארגונים, לחברות או למוסדות. מהם המאפיינים של ארכיבים מהסוג הזה? וכיצד ניתן לאחסן באמצעותם בצורה החכמה ביותר האפשרית?

המוסדות הזקוקים לארכיון גדול במיוחד

כאשר מדברים על ארכיון למסמכים בכמויות גדולות, ברור כי עוברים לשדה המשחק המוסדי והמסחרי יותר – עם כל הכבוד לאדם פרטי, כמעט לעולם לא תהיה באמתחתו כמות מסמכים הדורשת זאת. לעומת זאת, במגזר העסקי ארכיונים רחבים נפוצים בכל קנה מידה: ארכיב לחברות יכלול בתוכו אינספור מסמכים מכל שנות הפעילות שלהן, הסכמים כתובים, חוזים וכיוצא בזה. מכיוון שמסמכים אלה שווים פעמים רבות לא מעט כסף, ברור מדוע נדרש פתרון אחסון בטוח, שיאפשר גם שליפה יעילה של המסמכים הרלוונטים ברגע בו הם נדרשים.

כשזה נוגע למוסדות פיננסיים, המבוססים על ניירות ומסמכים למכביר, ברור שהארכיון הופך למשמעותי עוד יותר. שירותי ארכיב לבנקים נדרשים כמעט תמיד, שעה שאחסון יעיל של מסמכים שווה מיליוני שקלים עבור הבנק (ולקוחותיו), אם לא מעבר מכך. אין בנמצא בנק שיכול לוותר על ארכיון, כשעצם מורכבות הנושא, מרביתם בוחרים בחברה חיצונית שתנהל זאת עבורם.

מילת המפתח: סדר וארגון

ככל שהארכיון גדול יותר, זה ברור, כך עלולים ללכת לאיבוד בתוכו. ארכיון שבו משימת איתור מסמך רלוונטי היא מורכבת עד בלתי אפשרי, מאבד את היעילות שלו במידה לא מבוטלת. לכן, ברורה החשיבות של סדר וארגון, שחייבים להישמר לכל אורך הדרך: החל מהתכנון, דרך האחסנה בפועל ועד לשלבים המתקדמים ביותר, של שליפת פריטים מהארכיון והשבתם אליו.

מכאן, מגיעים לנקודה חשובה נוספת, והיא שארכיונים רבים בעת הנוכחית מבוססים על תוכנות ממוחשבות, שהופכות את הניהול כולו לפשוט יותר. אדרבא, ישנן חברות אשר מציעות גם שירותי סריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטליים, או אפילו המרת פורמטים של קלטות וידאו ישנות לאמצעים נגישים יותר (נניח, דיסק DVD). פעולות אלה מהותיות, והופכות את ניהול הארכיון לפשוט פי כמה.